Деловая переписка. Пишите письма правильно

Деловая переписка обязательная составляющая успешного бизнеса. E-mail маркетинг один из самых дешевых и эффективных способов привлечения клиентов. С его помощью вы можете информировать партнеров о своих продуктах, завоевать расположение и доверие, увеличить посещаемость своего сайта.

От того, как оформлено и написано письмо, во многом зависит будущее сотрудничество. Неграмотное или небрежно оформленное послание если и не отправится сразу в корзину, то вряд ли будет эффективным.
delovaia_perepiska

Деловая переписка неотъемлемая часть успешного бизнеса.

Тема письма – 50% успеха

Электронное письмо начинается с заполнения графы «тема». Заголовок в деловой переписке лучше сделать нейтральным. Эмоциональность, прописные буквы и восклицательные знаки многие расценивают как спам. Не стоит украшать тему декоративными знаками: сердечками, листочками и тому подобным. Они привлекают внимание, но производят двоякое впечатление. Результат – письмо отправится в корзину.

Когда пишите тему, поставьте себя на место адресата. В этом случае вы напишите такой заголовок, который привлечет внимание и позволит получателю быстро отыскать письмо в почтовом ящике в случае необходимости.

Одно слово указывают только в том случае, когда ведется постоянная переписка. Ваш партнер хорошо понимает о чем идет речь и не получает писем с подобной темой.

В приветствии обязательно упомяните имя (отчество), если письмо имеет конкретного получателя или обращение «уважаемые» – при безличной адресации (уважаемые покупатели, читатели и т. п.). Пишите местоимение «вы» с большой буквы только в случае обращения к конкретному человеку, в остальных используйте строчные. Здороваясь, никогда не употребляйте выражения «доброго времени суток» – это упрощенное разговорное обращение, оно не соответствует стилю делового письма.

Структура делового письма

Формулируйте мысли кратко, «не размазывая кашу по тарелке», ведь получатель человек занятой. Четко изложенная мысль увеличит эффективность письма. Возможно, вам попадалась надпись в кабинетах: « Говори четко. Проси мало. Уходи быстро»? Этот принцип подойдет и при составлении письма.

Технические требования и форматирование:

  • Обратите внимание на размер шрифта, 14 пт – оптимален для делового письма.
  • Шрифт – на мониторе легче читаются буквы без засечек, но в деловой переписке негласно используется Times New Roman. Он выглядит респектабельно и ассоциируется с деловым стилем.
  • По минимуму и с осторожностью включайте в письмо цветные и жирные фрагменты текста. Пестрота и разнокалиберные включения не приветствуются.
  • Не пишите письмо сплошной «простыней». Разбивайте его на абзацы, включайте списки. Форматирование облегчит чтение.
  • Обязательно отредактируйте перед отправкой. Сократите длинные сложные предложения, проверьте грамотность через онлайн редактор, уберите лишние пробелы.

Лексические обороты в деловых письмах

Пишите письма русским языком! Деловой стиль не значит «туманный». Лексика не должна изобиловать отглагольными существительными и нагромождением сложных слов. Вместе с тем, в деловых письмах нельзя использовать вульгаризмы и разговорные слова. Излагайте суть, в меру употребляйте профессиональные термины, правильно склоняйте и согласовывайте слова в предложении. Не злоупотребляйте местоимениями: ваш, наш, такой, эти. Они дублируют существительные и неоправданно удлиняют письмо.

Этика в электронной переписке

Про указание темы письма, приветствия и употребления «вы» я уже написала. Есть еще один существенный нюанс, которым многие адресанты почему-то пренебрегают. Это обратный ответ, который они, не задумываясь, отписывают в форме обратной связи. В деловой переписке это не уместно. Цепочка из писем не должна превышать 3-5 ответов, большее количество писем является неуважением к вашему респонденту. Деловая переписка – это не пинг-понг, для обмена короткими сообщениями существуют скайп, джаббер, «аська».

Деловая переписка с клиентами

С клиентами принято здороваться по имени (отчеству) и здесь как раз уместно обращение на «Вы». Вне зависимости от того «холодное» ваше письмо или «горячее» – клиент всегда должен чувствовать вашу заботу и уважение к его нуждам. В письме допустимы личные вопросы, если они ведут к удовлетворению нужд клиента, но без фамильярности или навязчивости.

Правильное заключение в деловом письме

Начало и конец письма самые важные части. Проакцентируйте и усильте цель вашего послания в постскриптуме. Напомните о выгоде сотрудничества с вами. Достаточно предложения в 120-160 знаков. Прощаясь, не забудьте написать «с уважением», «всего доброго» и т. п.

Ваша подпись – это ваш статус. Подпишитесь полным именем и фамилией, укажите вашу должность, место работы, реквизиты. В подписи уместно использование слогана, характеризующего вашу деятельность. Однако не стоит превращать свою подпись в краткое резюме.

Вот вкратце основные принципы деловой переписки, которые помогут вам быстро написать письмо своим партнерам или клиентам.

Статья в тему: Особенности общения в скайпе, аське, джаббере, воцапе, вибере

Навигация

Предыдущая статья:

Задайте вопросы. Позвоните мне по тел/viber/WhatsApp +375(29) 663 83 88 или пишите contentomania.ru@yandex.ru, в Telegram @mitce_nika